MOTIKA LAW OFFICE

Zakon o arhivskoj građi

ECONOMY

READ MORE

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020 – dalje: Zakon) je stupio na snagu dana 1.2.2020. godine s tim da je početak primene odložen za 2.2.2021. godine.

Zakon nameće nemali broj obaveza za privredne subjekte, međutim, iste nisu novina u našem pravnom sistemu. Naime, većina obaveza je postojala i u prethodnom zakonu, ali kako su prekršajne sankcije u vidu novčanih kazni bile simbolično niske, verujemo da je privrednim subjektima bilo „jeftinije“ i lakše da rizikuju novčano kažnjavanje nego da primenjuju sve zakonske obaveze. Međutim, Zakon sada predviđa znatno veće novčane kazne za nepoštovanje obaveza iz Zakona (u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu).

Obaveze iz Zakona se odnose na sva pravna ili fizička lica čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal ili lica koja imaju taj materijal u državini. Ovde je bitno istaći da, iako Zakon iste obaveze nameće i pravnim i fizičkim licima, za nepostupanje po Zakonu se samo sankcionišu pravna lica. Dakle, prekršajna sankcija je izostala kada je reč o fizičkim licima i preduzetnicima, tako da možemo zaključiti da je intencija zakonodavca u pogledu toga na koga se suštinski primenjuju zakonske odredbe, jasna.

Zakon razlikuje pojam dokumentarnog materijala od pojma arhivske građe:

  1. Dokumentarni materijal predstavlja sva dokumenta, koja nastaju radom privrednog subjekata i koji se čuvaju određeni vremenski period. Vremenski period čuvanja određenih dokumenata je predviđen odredbama posebnih zakona (npr. Zakon o privrednim društvima predviđa da se Rešenje o osnivanju čuva trajno, Zakon o evidencijama iz oblasti rada predviđa da se evidencije iz oblasti rada čuvaju trajno, računovodstvene isprave se čuvaju u skladu sa računovodstvenim propisima i slično);
  2. Arhivska građa predstavlja jednu posebnu vrstu dokumentarnog materijala, koja imaju određeni kulturni, istorijski i generalno društveni značaj, a koja moraju trajno da se čuvaju i koja se nadležnom arhivu podnose na čuvanje 30 godina nakon nastanka dokumenata. Dakle, ukoliko se određena dokumenta čuvaju trajno (u skladu sa posebnim propisima), nakon proteka roka od 30 godina od nastanka dokumenta, ovakav dokumentarni materijal se predaje nadležnom arhivu na čuvanje i Arhiv procenjuje da li je reč o dokumentu koji ima značaj i da li će ga čuvati kao arhivsku građu u Arhivu.

Dakle, sva dokumenta koja nastaju radom pravnog lica (ugovori, rešenja iz radnog odnosa, potvrde o privremenoj sprečenosti za rad, naredbe i odluke direktora, spise parničnih predmeta i slično) predstavljaju dokumentarni materijal koji su pravna lica dužna da čuvaju u rokovima propisanim različitim zakonima.

Zakonske obaveze za privredna društva

Opšta obaveza za sva društva jeste obaveza koja se tiče savesnog čuvanja u sređenom i bezbednom stanju dokumentarnog materijala i arhivske građe, u onom obliku u kom su nastali. Dakle, Zakon predviđa da se dokumenta čuvaju u originalnom obliku (ukoliko su nastala u papiru – moraju se tako čuvati, ukoliko su nastala u elektronskom obliku tako se i čuvaju). Međutim, Zakon dalje kaže i da stvaraoci dokumentarnog materijala koji se ne čuva trajno mogu takve akte digitalizovati uz prethodno pribavljeno mišljenje nadležnog arhiva. Međutim, šta se tačno podrazumeva pod „digitalizacijom“ Zakonom ni podzakonskim aktima nije razjašnjeno, međutim prema informacijama nadležnog ministarstva, podzakonski akt koji će detaljnije pojasniti način digitalizacije dokumentacije je u pripremi.

Pregled ostalih osnovnih obaveza privrednih subjekata iz Zakona:

  1. određivanje odgovornog stručnog lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom (za određivanje stručnog lica za zaštitu arhivske građe ne postoje izričiti kriterijumi. Iz prakse se vidi da su to najčešće osobe koje rade u računovodstvenom ili pravnom sektoru i koji u svom svakodnevnom radu imaju najviše dodira sa dokumentarnim materijalom i najbolje ga poznaju);
  2. vođenje arhivske knjige na propisanom obrascu. Na internet stranici Istorijskog arhiva Beograda se može naći obrazac arhivske knjige.
  3. dostavljanje nadležnom arhivu prepisa arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini. U sladu sa mišljenjem Ministarstva kulture i informisanja od 7.5.2021. godine obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige nastaje 2022. godine, odnosno prepis prve knjige se dostavlja najkasnije 30. aprila 2022. godine;
  4. donošenje sledećih opštih (normativnih) akata (rok za izradu obaveznih normativnih akata je 31.12.2021. godine):
    Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala (Obično se označava kao Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju).
    Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja – predstavlja poseban akt kojim se određuju vrste arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, koja se šalje nadležnom lokalnom arhivu na odobrenje uz odgovarajući dopis (dopis može biti sačinjen u slobodnoj formi a primer dopisa postoji i na sajtu Istorijskog arhiva Beograda). Lista kategorija sadrži kategorije dokumentacije iz osnovne delatnosti privrednog društva, kao i računovodstvenu i pravnu dokumentaciju. Nazivi kategorija iz Liste i rokovi čuvanja moraju biti identični nazivima i rokovima upisanim u arhivsku knjigu. Dakle, Lista kategorija se šalje na odobrenje lokalnom arhivu prvi put kada se sastavi, s tim da se i svaka izmena Liste kategorija mora podneti Arhivu na odobrenje.
    Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
  5. odabir arhivske građe i izdvajanje radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka. Navedeno znači da je privredni subjekt dužan da vodi računa o uništenju dokumenata za koja više ne postoji obaveza čuvanja i to u roku od godinu dana od dana isteka roka obaveznog čuvanja, a po prethodno pribavljenoj saglasnosti Arhiva. Ukoliko protekne rok od godinu dana od dana kada je dokument trebalo uništiti (po prethodno pribavljenoj saglasnosti Arhiva), a dokument nije uništen, navedeno predstavlja osnov za prekršajnu odgovornost pravnog lica i sankcioniše se novčanom kaznom.

Ostale obaveze privrednih subjekata iz Zakona:

  1. obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  2. evidentiranje, označavanje, klasifikovanje, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  3. predaja arhivske građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim zakonom;
  4. osiguranje trajnog čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
  5. pribavljanje mišljenja nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
  6. omogućavanje ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabirom iz dokumentarnog materijala;
  7. postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  8. obaveštavanje nadležnog arhiva o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka;
  9. obaveštavanje nadležnog arhiva u roku od 30 dana o svom osnivanju, kao i o svim statusnim i organizacionim promenama.

Zakon prepoznaje potrebu da se arhivska građa zaštiti u vanrednim situacijama pa tako uvodi obavezu za imaoce i stvaraoce arhivske građe da donesu plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija, i da sprovode sve mere zaštite utvrđene planom mera.

Što se načina vođenja arhivske knjige tiče, u nastavku dostavljamo i nekoliko napomena u vezi sa vođenjem arhivske knjige. Naime, u arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama. Takođe se upisuje i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. U arhivsku knjigu se upisuje samo originalni dokumentarni materijal, ne i kopije. Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Imajući u vidu da obaveza vođenja arhivske knjige postoji i u skladu sa prethodnim zakonima, u Arhivskoj knjizi treba popisati sva dokumenta od osnivanja društva. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja. Preporuka je da se u istom registratoru (ili drugom skladišnom mestu) ne mešaju kategorije, ali ako se mešaju, da se mešaju one koje imaju isti rok čuvanja (naravno, trebalo bi da jasno budu odvojene radi lakšeg snalaženja). Klasifikovanje kategorija sa istim rokom čuvanja omogućava lakše izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala – drugim rečima uništavanje dokumenata kojima je istekao rok trajanja.

U pogledu vođenja elektronske arhivske knjige i liste kategorija, arhivi trenutno prihvataju dostavljanje liste kategorija i prepisa arhivske knjige isključivo u papirnoj formi, ali je plan da ubuduće arhivi prihvataju i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.


Ovaj tekst ne predstavlja pravni savet, već stav autora.

Autori: Ivana Bulatović, advokat i Aleksandra Vuković, advokat